Ответы на часто задаваемые вопросы

Организацию корпоративных мероприятий в компаниях все чаще поручают сотрудникам, которые никогда ранее не сталкивались с подобными заданиями, поэтому, в ходе переговоров с Заказчиками, мы регулярно отвечаем на ряд одинаковых вопросов. Чтобы сэкономить наше и Ваше время в этом разделе мы попытаемся ответить на самые часто задаваемые из этих вопросов. Перед тем, как начать переговоры с ивент агентством – обдумайте что именно Вы хотите обсудить или спросить у ивент агентства. Мы тоже будем задавать Вам целый ряд вопросов, чтобы подготовить для Вас максимально соответствующее Вашему запросу коммерческое предложение. Мы будем стараться регулярно обновлять раздел FAQ (Freaquently Asked Questions). Поэтому, заглядывайте сюда, чтобы найти ответы на Ваши вопросы.

Кто Вы такие и почему моя компания должна выбрать именно Вас?

Event Agency “Dream Hunters” – агентство полного цикла, предоставляющее весь спектр услуг в сфере ивента начиная от MICE, заканчивая тренингами teambuilding, team spirit, корпоративными праздниками, а также организацией свадеб. Пройдя практику в Москве в одной из самых крупных ивент компаний СНГ, в марте 2006 года мы провели свой первый проект на территории Украины. Тогда в Киеве насчитывалось не более 5-10 компаний, предоставляющих подобные услуги. Представьте, какой опыт мы успели приобрести за 8 лет работы уже в нашей стране. У нас были взлёты и падения, но мы продолжали работать всё время и теперь с гордо поднятой головой можем смело заявить – мы крутые! Посмотрите наше порфтолио (фото и видео с корпоративных проектов), раздел клиентов и их отзывы о нашей работе. Надеемся, у Вас не останется больше вопросов, почему Вы хотите выбрать к сотрудничеству именно нас :)

Сколько стоят Ваши услуги?

Все зависит от каждой конкретной программы. Мы работаем с любыми бюджетами даже с очень небольшими, если предстоящий проект нам сам по себе интересен и наоборот – можем отказаться от участия в тендере на большой дорогостоящий проект, если у нас «глаза не горят». Для нас это самое главное и всех сотрудников мы подбираем по такому же принципу, чтобы «глаз горел»

Что такое комиссия агентства?

Комиссия агентства обычно составляет 10% от общего бюджета. Это деньги, которые получает непосредственно компания и тратит на: 

  • Свое развитие (реклама и р.)
  • Содержание офиса
  • Склад, на котором хранится накопленное за долгие годы работы большое количество оборудования и реквизита
  • Зарплаты штатных сотрудников
  • Новое оборудование и т.п. вещи
Какую комиссию берет Ваше агентство?

Мы работаем со стандартной комиссией 10%. Если  проект небольшой и общая его стоимость не превышает 50.000 грн. мы работаем с фиксированной комиссией 5.000 грн. Это минимальная стоимость за услуги нашего ивент агентства

Как выглядит смета от Вашего ивент агентства?

Для начала Вы должны сами, хотя бы примерно, понимать какой продукт Вы хотите получить на выходе. Вам предстоит определить желаемые даты мероприятия, максимально возможное количество людей, какой именно кусок работы Вы готовы отдать агентству (это мероприятие «под ключ», которое агентство делает от «А» до «Я» или это только развлекательная часть) и что Вы хотите или можете сделать сами, а также примерный бюджет мероприятия.

Определите:

  • Примерные даты Вашего корпоративного мероприятия
  • Примерное количество участников
  • Примерное время начала и окончания мероприятия
  • Где будет проходить мероприятие (в городе, за городом, в какой стране)
  • Уточните, необходима ли Вам помощь агентства в организации трансферов, питаниия и проживания для участников Вашего корпоративного мероприятия
  • Если есть особые предпочтения для ивент агентства, например, подготовить возможный список новогодних подарков или музыкальное сопровождение в виде симфонического оркестра – пропишите и это для агентства, если у Вас есть какие-то особенные пожелания уже до начала работы с ивент агентством

Ответы на все эти вопросы очень важны для нас, ведь мы не можем предугадать, что Вы хотите получить на выходе – однодневное бюджетное мероприятие в Киеве или недельный выезд за границу с выступлением Мадонны на нём и проживанием в пятизвёздочном отеле

Зачем озвучивать агентству бюджет мероприятия?

Многие Заказчики думают, что если они озвучат агентству сумму, которую компания готова потратить на конкретный проект – они раскроют все свои карты и пиши «пропало». Обычно, это очень веселит все (!) агентства, т.к. мы откровенно не понимаем, почему бы не озвучить бюджет сразу и не упростить работу агентству и не ускорить результат получения сметы для своей компании, ведь это должно быть в интересах Заказчика в первую очередь.

Очень хочется развенчать этот миф касательно озвучивания бюджета, ведь с готовым бюджетом работать агентству гораздо проще. Во-первых, ивент агентство сразу понимает можно работать с таким бюджетом или он действительно мал под конкретное мероприятие и количество людей. В таком случае агентство сразу сможет отказаться от участия в тендере, если понимает, что работать с подобным бюджетом не представляется возможным. Во-вторых, экономится драгоценное время, т.к. агентству не приходится считать несколько вариантов смет. В-третьих, Вы экономите деньги ивент агентства, за что оно не может не быть благодарно Вам, ведь доскональный просчет любой сметы – это не только большие трудозатраты, начиная от придумать, найти, обзвонить и заканчивая, поездкой, чтобы дать предоплату и закрепить локацию или конкретную услугу за ивент агентством на конкретную дату.

Если есть готовый бюджет и в него нужно вписаться – хорошее агентство предложит максимальное количество всего, что может быть интересно Заказчику под конкретный бюджет каждого отдельного проекта. Если Ваша компания уже готова потратить оговоренную сумму на мероприятие – сообщите это ивент агентству хотя бы 1 раз, и Вы удивитесь насколько положительным и быстрым будет результат

Что делать, если мы еще не определили бюджет мероприятия?

Если и у Вас еще нет сформированного бюджета – возникают сложности, которые мы решаем, обычно следующим образом: предоставляем три вида смет и сводим их в единую таблицу. Это сметы с минимальным бюджетом, средним и максимальным.  Таким образом, мы показываем свою лояльность к Заказчику, которому в итоге проще принять решение и посмотреть весь спектр услуг, которые могут ему понадобится в сводной таблице. Для Заказчика – это, конечно, большой бонус увидеть сравнительную таблицу всех вариантов смет. Ивент агентство, в этом случае, тратит на подготовку подобной сметы в несколько раз больше времени, т.к. под каждый отдельный вариант, скажем, празднования корпоративного Нового года, мы находим отдельный недорогой ресторан, пафосный загородный клуб или другую локацию, а это, поверьте, очень не быстрый и трудоемкий процесс (особенно в преддверие праздников, когда все локации забронированы уже с лета). То же самое касается и подбора конкретных услуг и развлечений под каждую отдельно придуманную нами программу

Как корректно провести тендер?

Нас часто зовут в тендеры. Мы честно выполняем свою работу и готовим для каждого Заказчика свою программу, считаем смету (и часто не одну), а в итоге Заказчики позволяют себе даже не перезвонить в ответ. Наши рекомендации по этому поводу следующие:

  1. Для начала подберите 4-5 компаний по рекомендациям коллег из других компаний или по собственному впечатлению от них, если Вы нашли их в интернете или в при помощи любого другого информационного источника
  2. Просмотрите список клиентов и проектов, отобранных к участию в тендере ивент агентств, чтобы понять с кем имеете дело. Не делайте поспешных выводов, ведь большое количество клиентов и удачных проектов совсем не означает, что ивент агентство предоставит Вам космические цены на услуги, скорее, наоборот: с этим агентством работают многие как раз потому, что цена соответствует качеству.
  3. Подготовьте максимально подробный бриф. Обычно бриф представляет из себя заполненную Заказчиком на корпоративном бланке форму или же он написан письмом в свободном стиле. Вы также можете запросить форму брифа от агентства.

В брифе обязательно указываются следующие пункты:

  • Желаемые даты и примерное время (начало-окончание) проведения мероприятия
  • Предпочтительное место проведения корпоративного мероприятия (в городе, за городом, в Украине, за границей, в ресторане или под открытым небом)
  • Желаемая тематика (если мероприятие тематическое и Вы уже знаете, что хотите отпраздновать Новый Год в стилистике «Венецианского Карнавала» или «Волшебника из страны Оз» – сообщите об этом агентству либо, если тематика еще не придумана, проинформируйте агентство о том, что Вы бы хотели получить тематическую программу и запросите решения от агентства)
  • Цели и задачи мероприятия – это важно особенно в том случае, если Вы хотите провести не просто корпоративную развлекательную программу, посвященную, скажем, празднованию Дня Рождения Компании или Новому Году, а полноценный тимбилдинг. Продумайте, какие задачи и цели Вы поставите агентству. Возможно, Вы хотите сделать упор на повышение коммуникации между сотрудниками или же в коллективе создалась неблагоприятная рабочая атмосфера, которую нужно сгладить и решить. Возможно, Вам нужен тренинг по конфликтологии или программа инсентив (incentive). Обдумайте, пожалуйста, все эти вопросы перед тем, как обратиться к агентству.
  • Не стесняйтесь озвучивать агентству реальные цели Ваших мероприятий, ведь хорошее ивент агентство – это как личный психолог, который никогда не выдаст Вашу информацию другим и обязательно поможет.
  • Уточните агентству, какую именно помощь в подготовке Вы хотите получить от агентства. Нужно ли организовывать Вам трансферы, проживание, питание, визы (если проект за границей) и т.п. вопросы.
  • Определите, по возможности, бюджет мероприятия – сколько Ваша компания готова потратить на данное корпоративное мероприятие. Приведите пример, сколько Вы, обычно, тратите на подобные мероприятия или какой бюджет был в прошлом году.
  1. Проводите тендер заблаговременно, чтобы в итоге «не гнать лошадей в гриву»

Чем раньше Вы выберете достойного подрядчика – тем больше шансов у Вас на выходе получить великолепный продукт (сервис)

  1. Обращаясь к ивент агентству сразу уведомляйте его о том, что это тендер.
  2. Сообщайте агентству сколько еще подрядчиков участвует в тендере – это, по крайней мере, честно.
  3. Проводите тендер открыто и прозрачно – если Вы сообщаете какую-либо информацию, которая может облегчить работу одному из агентств – сообщайте ее всем, чтобы все агентства были в одинаковых условиях.
  4. Получив тендерные предложения – не слишком радуйтесь небольшим бюджетам. Поверьте нашему 9-летнему опыту: скорее всего в этой смете просто не учтены все статьи расходов, которые всплывут позже, в самый неподходящий для Вас момент. Внимательно изучите все сметы от других агентства, чтобы понять какие именно моменты упустила компания, которая предоставила Вам наиболее приемлемый для Вас бюджет и самое приятное для Вас предложение.
  5. В случае корпоративного праздника – обратите внимание на количество еды, которую просчитывали для Вас агентства. Банкеты стоят всегда дороже, чем фуршеты – это закон, ведь сидя за столом с яствами гораздо проще съесть больше еды. Выход еды на человека с учетом фруктов и десертов должен составлять не менее 1,5 кг, иначе люди будут голодны (если это банкет). На фуршете минимальное количество еды на человека – 1,2 кг.
  6. Из всех предложений выберите два наиболее приятных для Вас и пригласите агентства на встречу. После первой встречи Вы сами поймете, кто Вам подходит больше. Помните о том, что личностная совместимость – это далеко не последний фактор. Если после встречи у Вас осталось приятное впечатление – поздравляем! Вы нашли именно ВАШЕ агентство.
  7. На встрече задавайте вопросы о том, что Вам кажется слишком дорогим в смете или наоборот слишком дешевым и неправдоподобным (например, цена на банкет, на человека, составляет 300 грн. – таких цен в Киеве нет уже очень давно). Помните, что в смете ивент агентства всегда дают ориентир цен и всегда готовы к обсуждению.

Закончите тендер красиво: отправьте благодарственное письмо всем агентствам и уведомите их о том, что выбрали другого подрядчика. Здорово, если Вам хватит смелости указать также причины выбора другого агентства

Зачем нашей компании проводить тимбилдинг?

Личностная необходимость соответствовать высочайшим требованиям в больших компаниях всё больше увеличивает затраты на восстановление человеческого ресурса и жизненных сил каждого отдельного сотрудника. Чтобы привести сотрудников в чувства и восстановить их силы нужно что-то настоящее. В командной игре – это, в первую очередь, доверие к товарищу, возможность почувствовать поддержку команды, пережить радость победы или горечь поражения ВМЕСТЕ. Именно для этого проводятся самые разнообразные командообразующие программы и тренинги, которые принято называть teambuilding (англ. «командообразование») и именно в этой сфере мы профессионалы и занимаемся этим в общей сложности уже 9 лет. Позвоните нам и мы обязательно поможем Вам решить поставленные цели, задачи и достичь поставленного результата